Laporan Minggu ke II Praktikum Di Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa (UST)

Oleh: Rosiana Nurwa Indah (1520010020)

No	Hari dan Tanggal	Waktu	Bagian Perpustakaan	Kegiatan
1	Senin, 24 Oktober 2016	Pukul 08.00-12.00 13.00-15.30	Sekretariat	a.       Mengorganisir surat masuk dan keluar b.      Membuat kartu anggota perpustakaan
2	Selasa, 25 Oktober 2016	Pukul 08.00-12.00 13.00-15.30	Sekretariat	a.       Mengorganisir surat masuk dan keluar b.      Membuat kartu anggota perpustakaan c.       Mengelola koleksi Perpustakaan Pascasarjana UST
3	Rabu, 26 Oktober 2016	Pukul 08.00-12.00 13.00-15.30	Sekretariat	a.       Mengorganisir surat masuk dan keluar b.      Membuat kartu anggota perpustakaan c.       Mengelola koleksi Perpustakaan Pascasarjana UST d.      Melakukan pembelian koleksi untuk kegiatan pengadaan e.       Mengelola Jurnal tercetak

Pada minggu kedua penulis melakukan kegiatan praktikum pada bagian sekretariat Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa (UST). Pada bagian ini terdapat dua orang pegawai perpustakaan yang membimbing penulis dalam melakukan praktikum, yaitu Ibu Dra. Veronika Rubiyah, M.IP, dan Ibu Devy Arisandi, S.IP. Pada bagian sekretariat ini merupakan bagian yang melaksanakan berbagai kegiatan administrasi yang berhubungan dengan Perpustakaan UST. Adapun deskripsi kegiatan selama minggu kedua praktikum pada bagian sekretariat Perpustakaan UST akan penulis uraikan sebagai berikut:

1. Mengorganisir surat masuk dan keluar

Pada kegiatan pengorganisasian surat masuk dan keluar ini perpustakaan ini meliputi inventarisasi surat masuk dan keluar yang ada di perpustakaan pada buku inventarisasi, yaitu mencatat no surat, tanggal surat, nama instansi yang mengirim untuk surat masuk dan nama instansi penerima atau yang ditembuskan bagi surat penerima, hal surat dan tambahan keterangan bila diperlukan. Kemudian surat-surat tersebut disimpan pada orderner.

2. Membuat kartu anggota perpustakaan

Kegiatan ini meliputi pencatatan nama mahasiswa atau mahasiswi pada buku “Darftar Nama Mahasiswa Yang Mengajukan Permohonan Pembuatan Kartu Perpustakaan”, mengoreksi formulir pendaftaran anggota perpustakaan yang diajukan, menginput identitas mahasiswa pada software SlimS di menu Keanggotaan termasuk menscan dan mengapload foto mahasiswa, dan kemudian membuatkan kartu peminjaman anggota perpustakaan sementara. Adapun  jumlah anggota yang dilayani sebanyak 7 orang setiap harinya.

c.       Mengelola koleksi Perpustakaan Pascasarjana UST

            Kegiatan ini meliputi kegiatan inventarisasi koleksi pada buku inventarisasi koleksi Pascasarjana, kemudian melakukan pencatatan nomor inventarisasi pada koleksi, menginput identitas koleksi pada software SlimS pada menu Bibliography, dan mencetak label serta barcode koleksi. Adapun jenis koleksi yang diolah merupakan koleksi jenis PEP (Penelitian Evaluasi Pendidikan) sebanyak 40 eksemplar.

4. Melakukan pembelian koleksi untuk kegiatan pengadaan

Kegiatan ini meliputi pembelian koleksi yang dibutuhkan dan memang masuk dalam daftar koleksi yang diadakan pada perpustakaan. Adapun jenis koleksi yang dibeli adalah koleksi yang cukup langka dalam bidang sastra, yaitu sebanyak 5 eksemplar.

5. Mengelola Jurnal tercetak

Kegiatan ini meliputi kegiatan pengelompokkan jurnal tercetak berdasarkan judul jurnal, dan memngurutkannya berdasarkan tahun terbitnya, serta mencocokannya dengan daftar jurnal yang ada. Pencocokan ini bertujuan untuk mengetahui apakah jurnal yang ada sudah sesuai dengan judul jurnal jurnal yang diminta, sehingga apabila ada kekurangan atau kelebihan bisa mengkonfirmasi pada pihak yang bersangkutan. Adapun jumlah jurnal tersebut sekitar 120 jurnal.

              Adapun permasalahan yang penulis temukan pada saat prektikum pada bagian Sekretariat Perpustakaan UST adalah sebagai berikut:

1. Pada bagian ini hanya terdapat satu staff yang menghandel segala pekerjaan yang ada dari membuat surat masuk dan keluar; mengorganisir surat masuk dan keluar; input identitas mahasiswa yang mendaftar sebagai anggota; dan membuat berbagai laporan yang diperlukan. Hal ini menjadikan kurang efektif karena apabila terjadi penumpukan dan deadline dalam waktu bersamaan maka hasil pekerjaan akan kurang maksimal. Apalagi ketika staf tersebut berhalangan hadir maka kepala perpustakaan harus menggantikan segala pekerjaan yang ada.